Вторник, 24.10.2017, 14:29

САПР
Программы
О системе LanDocs - система управления документами и отчетностью предприятия

LanDocs — программная платформа построения корпоративных систем электронного документооборота и систем управления контентом (СЭД/ECM).

Как специализированная для решения задач ECM/СЭД программная платформа, LanDocs позволяет строить полный спектр систем электронного документооборота — от самых простых до систем высокой сложности. Сочетание функциональности с открытостью, позволяет при внедрении настроить создаваемую систему в соответствии с нормативной базой и практикой работы с документами конкретного предприятия, ведомства или учреждения. 

Достигнут высокий уровень масштабируемости решений: в контур документооборота могут быть включены как пользователи вычислительной сети 
главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений. Платформа включает в себя ПО высокой степени готовности — автоматизация стандартных широко распространенных бизнес-процессов сводится к настройкам платформы и, как правило, не требует программирования. Наряду с этим, LanDocs предоставляет развитые инструментальные средства, с помощью которых могут быть автоматизированы бизнес-процессы специфичные для данного предприятия или предметной области.


Примеры законченных бизнес-решений, реализуемых в сжатые сроки на технологической платформе LanDocs:

— согласование документов в электронной форме;
— организация оперативной обработки внешних обращений;
— контроль исполнения документов и заданий;
— подготовка наглядной отчетности по движению документов;
— организация согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов;
— организация защищенного корпоративного архива электронных документов.

LanDocs является собственной разработкой компании «ЛАНИТ». Заказчику проекта системы документооборота предоставляется полный комплекс услуг по созданию автоматизированной системы: от обследования состояния документационного обеспечения управления на объекте автоматизации до гарантийного и постгарантийного сервиса технической поддержки.

Программное обеспечение LanDocs сертифицировано на соответствие российским государственным стандартам ГОСТ Р (сертификат № РОСС RU.МЕ20.Н01957).

Решаемые задачи электронного документооборота
 
Задача увеличения темпа документооборота до необходимого предприятию уровня:

  – это широкое внедрение электронных взаимодействий исполнителей (предполагающих передачу электронных данных взамен физического перемещения документов).
Задача достижения необходимого уровня исполнительской дисциплины:
  – это внедрение автоматизированных форм контроля действий исполнителей и подготовки специализированной отчетности.
Задача повышения качества управленческих решений на разных уровнях управления:
  – это отбор и своевременная доставка необходимых для принятия решения документов на рабочие места лиц, принимающих решение, представление массы документов в наиболее удобном виде.
Задача достижения необходимого уровня автоматизма и безошибочности при работе исполнителей с документами:
  – это использование предопределенных маршрутных технологий обработки документов (Workflow), продуманная организация автоматических и персональных (с участием человека) функций контроля.
Задача организации эффективного и безопасного доступа сотрудников к знаниям, накопленным в виде массы корпоративных документов:
  – систематизация документных фондов, заведение содержательных корпоративных классификаторов, широкое применение современных методов поиска и защиты электронных данных.
Задача выстраивания надежной системы защиты корпоративных документов от различных видов несанкционированного доступа:
  – интегрированное использование технологий электронно-цифровой подписи и криптозащиты.
Задача организации целостного согласованного документооборота в системе территориально-распределенных подразделений:
  – специализированные компоненты системы отвечают за межофисные обмены и синхронизацию данных, размещенных на разнесенных площадках.
 
Основные функциональные возможности
 
Функциональность системы LanDocs полностью отвечает потребностям организаций различных отраслей и форм собственности в части задач автоматизации документационного обеспечения управления

LanDocs как технологическая платформа позволяет строить полный спектр систем электронного документооборота — от самых простых до систем высокой сложности

LanDocs обеспечивает комплексную поддержку офисных деловых процессов, максимально используя накопленные навыки персонала и сложившуюся коммуникационную и сетевую инфраструктуру. Особенностью LanDocs является сочетание богатой функциональности с гибкостью, позволяющей при внедрении тонко настроить продукт в соответствии с нормативной базой и практикой документооборота конкретного предприятия, ведомства или учреждения.

Основные функции LanDocs:

Работа с электронными документами
Автоматизированный контроль исполнения поручений
Интеграция с внешними Windows-приложениями
Интеграция с электронной почтой
Территориально-распределенный документооборот
Обеспечение информационной безопасности

Работа электронными документами

— LanDocs позволяет учитывать (регистрировать) и сохранять в хранилище файлы, созданные различными приложениями (тексты, таблицы, изображения, звуки и т.п.). При регистрации документа создается регистрационная карточка (РК)
— Реализована возможность настройки реквизитного состава карточки на специфику учета документов
— Для поиска документов можно пользоваться реквизитным, полнотекстовым или комбинированным поиском

Присвоение документу регистрационного номера происходит автоматически на основе настраиваемого формата (шаблона). Это позволяет безболезненно перейти от бумажной регистрации документов к электронной, не прерывая нумерации и не меняя принятых в организации правил номерообразования. При регистрации документа происходит автоматическая проверка документа на факт повторной его регистрации. При этом система обеспечивает автоматизированный ввод части реквизитов, сокращая время ручного заполнения полей РК.

Система предоставляет встроенные средства сканирования бумажных документов и визуализации их электронных образов. Распознавание сканированных образов документов реализовано посредством интеграции в LanDocs технологий FineReader.

Для каждой компании (предприятия, учреждения) LanDocs позволяет настроить перечень журналов, в которых производится регистрация документов. Свои журналы могут быть настроены для каждого подразделения. В системе реализована возможность создания фильтров (ограничивающих условий) на просмотр журналов и возможность создания консолидированных журналов, включающих документы, отобранные по заданным условиям.

LanDocs позволяет устанавливать и редактировать связи между документами с указанием содержательного типа связи, например: «первичный документ — ответный документ», «приказ — дополнение к приказу» и т.п.

Реквизиты документа хранятся в базе данных системы, содержание документов (файлы) хранятся в защищенном хранилище(доступ к нему осуществляется только через программную компоненту LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ).

Для облегчения поиска документов в LanDocs используются:

структурированный набор журналов регистрации;
консолидация (логическое объединение) документов из разных журналов в одном на основе определённых правил;
структурированный набор личных папок, предназначенных для оптимальной организации ссылок на документы, зарегистрированные в различных журналах;
рубрикатор, позволяющий проводить многоаспектную классификацию документов;
запросы произвольной сложности, позволяющие при работе со списком отобрать только те документы, реквизиты которых отвечают условиям запроса. Запросы (фильтры) сохраняются как именованные объекты в БД системы и допускают повторное использование или модификацию;
полнотекстовый поиск по содержанию документов с учетом изменчивости форм (морфологии) русского языка.
 

Организация обмена документами и сообщениями в системе основана на использовании метафоры «почтовых ящиков»

Каждому пользователю LanDocs предоставлены папки его почтового ящика:

«входящие»
в ней содержатся все извещения и задания, адресованные пользователю;
«исходящие»
содержат информацию об отправленных пользователем сообщениях;
«на контроле»
содержат информацию о заданиях, в которых сотрудник указан как получатель отчета по выполнению этого задания;
«контроль исполнения»
содержат сообщения, в которых пользователь является контролером исполнения задания;
«прочие»
содержат сообщения, направленные пользователю в порядке информационного обмена и не требующие от него ответа.

Создание уведомления и поручения в системе возможно как по зарегистрированному документу, так и без документа. Система LanDocs уведомляет пользователя о поступлении в его адрес нового сообщения.

LanDocs обеспечивает автоматизированное создание списка рассылки документа и регистрацию факта отправки его или его копии адресату (адресатам).

 Рассылка документов может выполняться по личному или общему списку рассылки, по принадлежности к подразделению или роли (группе работников, объединенных по какому-либо признаку). Стандартные алгоритмы рассылки — «последовательно по цепочке» и «веером». Более сложные алгоритмы циркуляции документов реализуются посредством применения технологии WorkFlow (за нее отвечает компонента LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ).

LanDocs ведет автоматизированный учет движения документа, т.е. фиксирует в своей БД все действия пользователей, совершенные с документом, и изменения его статуса на протяжении всего жизненного цикла документа от регистрации до сдачи в архив.

Автоматизированный контроль исполнения поручений

LanDocs обеспечивает автоматизированный контроль исполнения поручений, включая поручения по документам.
Инструментом контроля являются контрольные сообщения, содержащие информацию об ответственном исполнителе, соисполнителях, сроках исполнения поручения.

LanDocs автоматически выявляет поручения, дата исполнения которых просрочена, и сигнализирует об этом исполнителям, руководителю, выдавшему задание, и контролеру.

Система позволяет получать отчетность различной (настраиваемой) формы по контролю исполнительской дисциплины и объемам документооборота, в частности:

сведения о документообороте;
справку о неисполненных документах;
справку об исполненных документах;
сводку об исполнении контрольных документов;
сводку-напоминание по контрольным документам;
сводку об исполнении заданий;
напоминание по заданиям;
журнал регистрации документов за период и т.д.;

Формы отчетов настраиваются администратором системы, отчеты готовятся в формате MS Word или MS Excel.

Интеграция с внешними Windows-приложениями

LanDocs предоставляет программный интерфейс (API) для обращения к функциям и объектам системы из внешних приложений
Использование LanDocs: OLE-SDK позволяет выполнять интеграцию LanDocs с офисными приложениями, бухгалтерскими программами и другим функциональным программным обеспечением.

Интеграция с электронной почтой

Специализированное серверное программное обеспечение выполняет роль шлюза к системе электронной почты. Обеспечивает возможность рассылки сообщений, заданий и документов из системы LanDocs исполнителям, на компьютерах которых не установлено базовое клиентское программное обеспечение LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.

Это позволяет экономично включить в делопроизводственные процессы большое число пользователей организации, для которых делопроизводство не является основным видом деятельности (и они не используют полную функциональность системы).

Программное обеспечение LanDocs: ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ, интегрированное с программами электронной почты MS Outlook или Lotus Notes, позволяет работать с сообщениями, заданиями и документами системы LanDocs, отчитываться по заданиям и готовить ответные документы, не выходя из привычной среды электронной почты. Действия таких пользователей с направленными им документами и заданиями LanDocs фиксируются в отчетности системы.


Территориально-распределенный документооборот

При организации независимого делопроизводства в центральном офисе и в филиалах появляется необходимость в согласованном обмене документами между ними. LanDocs: XML – ПОДСИСТЕМА ОБМЕНА обеспечивает обмен документами по каналам связи при невозможности организации такого обмена в online-режиме.

Обеспечение информационной безопасности электронного документооборота

LanDocs ведет базу данных пользователей, содержащую информацию о функциональных правах сотрудников подразделений
LanDocs включает в себя интегрированные средства криптозащиты, поддерживающие инфраструктуру открытых ключей (PKI) 


В части информационной безопасности LanDocs обеспечивает:

аутентификацию пользователей при входе в систему (может осуществляться как на основе имени и пароля, вводимого пользователем при входе в LanDocs, так и с использованием средств аутентификации операционной системы или с использованием криптографического ключа);
настраиваемое администратором разграничение прав доступа пользователей к объектам и функциям системы;
применение электронной цифровой подписи для подтверждения авторства, целостности документов и придания им юридической значимости;
шифрование конфиденциальных документов;
протоколирование и аудит действий пользователей в системе (перечень операций, подлежащих протоколированию, определяется администратором системы). Система обеспечивает автоматическое протоколирование попыток доступа - к LanDocs в целом, к отдельным функциям, к отдельным документам и к содержанию документов на уровне файлов.

Криптографические средства защиты

LanDocs включает в себя интегрированные средства криптозащиты (за это отвечает компонента LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ), поддерживающие инфраструктуру открытых ключей (PKI).

Особенности реализации подсистемы безопасности:

Поддержка (по выбору заказчика) одного из нескольких криптопровайдеров (поставщиков средств криптографической защиты): КриптоПро CSP (сертифицировано ФАПСИ), Криптобанк (ЛанКрипто), Microsoft Base Cryptographic Provider (поставляется в составе ОС Windows), а также Тумар CSP (Республика Казахстан), Энигма (Республика Беларусь), Авест (Республика Беларусь). Обеспечена возможность интеграции с ПО других криптопровайдеров.
Собственный центр сертификации, возможность интеграции с внешними удостоверяющими центрами.
Собственное централизованное хранилище сертификатов, возможность интеграции с хранилищами сертификатов внешних удостоверяющих центров.

Мы здесь
start@ing-tv.ru
+7(950) 402-03-19
+7(391) 231-25-60
 
Инженерные сети
Расчетные САПР
Программы SoftHVAC
Энергоэффективност
GeoSolution

Copyright Weißes Meer © 2017